Với quyết tâm 100% dữ liệu hộ tịch trên địa bàn huyện được số hóa, Phòng Tư phát đã thành lập các tổ chỉ đạo thực hiện chiến dịch 30 ngày đêm hoàn thành số hóa hộ tịch.

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tư pháp, UBND huyện đã ban hành Kế hoạch triển khai Chiến dịch 30 ngày đêm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Thời gian thực hiện từ ngày 1/3 đến trước ngày 31/3.

Theo đó, chiến dịch sẽ thực hiện số hóa các sổ hộ tịch gồm: đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký nhận cha mẹ con; đăng ký con nuôi; đăng ký giám hộ và ghi chú ly hôn. Việc số hóa sẽ được thực hiện trên các công cụ như: Phần mềm hộ tịch 158 và phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thông qua chức năng cập nhật dữ liệu cũ.

Dữ liệu số hóa được chuyển vào CSDL hộ tịch

Việc hoàn thành số hóa dữ liệu là để xây dựng và tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của huyện, góp phần tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, bảo đảm triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Ban chỉ đạo được chia thành 2 tổ, mỗi tổ sẽ phụ trách các xã, thị. Các thành viên Ban chỉ đạo sẽ có trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật trong việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch đối với các địa phương được phân công”.

Để hoàn thành mục tiêu đề ra, Phòng Tư pháp đề nghị UBND xã, thị trấn tập trung chỉ đạo cán bộ tư pháp triển khai thực hiện số hóa dữ liệu; thường xuyên đôn đốc, kiểm tra tiến độ việc thực hiện và báo cáo kết quả theo đúng thời gian quy định.

Cán bộ tư pháp các xã thị trấn tập trung nhập số liệu để số hóa kịp thời gian

Đồng thời, cử cán bộ, công chức có trình độ công nghệ thông tin hỗ trợ Phòng Tư pháp, UBND cấp xã triển khai thực hiện số hóa; bố trí nhân sự, kinh phí, cơ sở vật chất đảm bảo việc số hóa dữ liệu đúng tiến độ.

Chế độ thông tin báo cáo từ ngày 1/3 đến trước ngày 31/3 sẽ thực hiện định kỳ 3 ngày/1 lần từ cấp xã lên huyện, từ huyện lên sở.

Hướng dẫn 4 bước thực hiện số hóa gồm:

Bước 1: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa

Bước 2: Scan/chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu excel

Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa

Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Đến thời điểm hiện tại (sau 7 ngày triển khai)  huyện Kỳ Sơn đã nhập dữ liệu số hóa hơn 70% số liệu còn sót.